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那些即兴表达很厉害的人是怎么做到的?

初入职场人1134个月前0条评论

读者提问:

安老师您好,每次开需求评审会议的时候,都不知道该怎么样提出某个需求的问题,我是那种脑回路比较慢的那种,只有开完会,在下面思考一番,才能知道需求是怎么回事。但是开发Leader却总能在需求开发会议上马上提出需求的问题,并立即准确的给产品提出问题出来。

请问这种立即思考并给出准确表达的能力该如何培养出来?

A:这个问题,很多人都会有,包括我原来也是这样子的,别人说需求,或者讨论一个事情的时候,总感觉自己反应不过来,不知道要说点什么,而同时呢,另外一些人则能够很快的反应,准确的表达。这些人拥有的,其实是即兴表达能力。

即兴表达能力是很多人都需要的,所以我结合职场研习社伙伴提出的具体问题,拆解了那些即兴表达很厉害的人是怎么做到那么快的反应与表达的。

即兴表达看起来是临场发挥,实际上别人背后往往有各种各样的底层支撑。具体来讲,那些即兴表达很厉害的人,可能是综合运用了下面五种方法:

提前准备
拖延策略
经验
知识体系
框架

接下来我逐一介绍这 5 种方法,了解它们之后,你也可以锻炼出即兴表达能力。

01、提前准备

很多人开会时表现得能说会道,反应灵敏,是因为提前做了充分的准备。

比方说需求评审会议,发起者往往会在开会之前把资料发到与会者的邮箱。这个时候,你只要提前阅读材料,用心分析,就可以发现其中的问题,提出自己的建议。你把这些问题和建议罗列出来,实际开会时,就可以条分缕析,表现优秀。

你像职场研习社的职场解忧服务,职业复盘训练营的答疑、会诊,我都是提前收集问题,提前做好准备,建立基本的支点,然后在实际会议时,基于预先的准备,就可以较好的发挥。即便会员现场会提出各种各样的问题,也可以结合准备给出相应的回答。

提前准备是比较容易把握的一种方法,推荐作为首选方法,不管你是哪个领域工作,不管需要表达的主题多么专业,充分的准备都是即兴发挥和有效表达的前提。

02、拖延策略

有时候,你虽然没准备发言或者还没有想好,但也会被突然推到立刻表达的场景里,比如领导点你的名字让你发言,比如客户询问你的意见,这个时候,你怎么办呢?

可以采用拖延策略,先说点东西,边说边想。

比如说,你可以先说“关于这个问题,我有三点想法。” 在说这句话的时候,语速放慢,脑子里快速想出第一点,然后就接着说,“我想说的第一点,是……”在说第一点的时候,脑子里快速收集第二个点……如此这般,凑足三点,最后再来个小结,“以上就是我想说的三点,A、B、C。”这样就好了,一个有逻辑有条理的发言,就“即兴”完成了。

实际上,这种方式,你是用“拖延策略”,为自己的思考赢得了时间。

当然,这种策略,是需要训练的。你可以利用各种情景,有意的练习。比如有同事发言,你就可以针对它的发言,在脑子里想三个反驳的观点或者论据。

2016年,果壳的语音问答产品“分答”上市,我在不到半年的时间里回答了将近4000个问题,其中有很多,都是快速找三点。练到后来,找到第一点,说着说着,新的想法就出来了,第二点、第三点就来了。

练多了之后,你就会习惯“先说 3 点,边说边想”,在需求会议、月度会议、读书会等等需要发表意见的场合,都可以即兴表达。

当然,这种方法生效的前提是——你有思考的基础和能力,而它们则着落在第 4 和第 5 两种方法上。

03、经验

有时候你看到别人临场反应很厉害,瞬间就可以对某些问题给出答案,其实是因为——那个话题刚刚好匹配了他的经验。

这方面有一个非常典型的例子,来自电影《贫民窟的百万富翁》,印度青年杰玛·马利克参加了一档电视猜谜节目,赢得了百万奖金。

按照杰玛·马利克的身份背景,像“歌曲《darshan do ghanshyam》是由哪位著名印度诗人作词的?”、“在100美元的钞票上,是哪一位美国总统的肖像?”这样的问题,他很难答对。但杰玛·马利克奇特的经历中,刚刚好存在与这些问题有关系的片段,他通过回忆,找到了答案。

杰玛·马利克的情况,就仅仅是因为他碰巧经历了某个问题,有这方面的经验,所以能临场反应过来。

现实中,这类情况也很常见。

比方说你碰巧学习过 MFC 的开发,用它做过几个项目,处理的问题也很多,经验很丰富,那如果有一个人,接手了某个采用 MFC 开发的遗留项目,他来问你 MFC 方面的问题,你就很快就可以告诉他很多东西。

比方说你碰巧拔过智齿,了解过智齿发炎、拔除等方面的知识,那有朋友智齿疼痛,问到你,你就可以很快分享见识。

这就是经验的作用——当别人讨论的话题正好落入你的经验范围,你就可以快速反应,精准表达。

当然,我们不能仅仅依赖经验,因为经验有一个明显的局限——你没做过,就没法参与讨论。

04、知识体系

知识体系是即兴表达最强有力的支撑。

当你有了知识体系,只要大家讨论的话题,与你知识体系中的任意一个知识点关联,你就可以从这个点出发,拉出各种各样其它的知识点,把它们组织在一起,形成你的看法,表达出来。

比如你建立了初中语文知识体系,那有学生问你某个考点,你就可以快速提取出来,甚至还可以把关联的考点逐一讲给他听。

类似初中语文知识体系、大学高数知识体系,这些其实是学院派知识体系,围绕着某个学科组织各式各样的知识点所形成。

相对应的,还有一种,是以“问题”为中心形成的知识体系。

我在西安,2021年12月23日到现在,我所在的小区每日核酸,但总有那么几个人逃避做核酸,那小区如何实现全员核酸,就是个问题。

经过这么一段时间,小区物业已经形成了一套应对办法,喇叭喊、保安敲门叫、邻居叫、微信群里通知、检查完用小程序登记、单元门口安排专人登记、对逃避核算的住户邀请警察上门协助等等,这些办法和策略,其实组织在一起,已经形成了一个问题为中心的知识体系。

如果别的地方有人也遇到住户逃避核算检查的问题,我们小区的物业管理人员,就可以快速输出自己的建议。

《小强升职记》和《只管去做》的作者邹小强老师,在时间管理和目标管理这块,有十几年的实践经验,形成了自己独有的知识体系,原创了个人效能环。

如果你问邹小强老师关于时间管理的问题,他一定可以快速反应,结合你的情况,给出针对性的建议。

实际上,邹小强老师关于时间管理的知识体系,也是以“问题为中心”的。

以问题为中心的知识体系,是我们职场人都可以构建起来的。如果你能构建出自己的知识体系,那遇到与你知识体系相关的话题,你就很容易反应过来,稍加思索,就可以即兴表达,一展风采。

05、框架

有时候你会发现,有些人没有很多经验,也没有提前准备,依然能够有较好的即兴表达,这往往是因为他们掌握了某种问题分析框架。

张三丰对“人机料法环”这种分析问题的方法很熟练,那好,只要你提出来一个需求或者问题,他不需要想太多,直接就可以用这个方法来分析,人这个方面有没有什么问题,机器设备这个方面有没有什么问题,材料对吗,方法对吗,环境方面有哪些影响因素。按照这样的框架,逐一核验,就可以找到很多东西。那在别人看起来,张三丰反应就很快。

罗兰对马斯洛需求层次理论很熟悉,遇到员工工作表现问题,就直接用需求层次来分析:这个员工生理需求还没满足,提高工资就能提升表现;那个员工衣食无忧,有能力却不被尊重,所以工作积极性不高,那只要他的直接领导因材施用,遇事多征求他的意见,他就可能热情焕发……

当你掌握了一种问题分析框架,就像拥有了一把锤子,遇到什么问题,都可以先拿来敲一敲,总会敲出点东西来。

对职场人来讲,想要遇事快速反应,就可以采用这种方法,选择一种通用的问题分析框架,在某个时期,刻意练习。不管遇到什么情况,你都拿这种框架来分析,拿它来套,套多了之后可能就熟练了,然后这个框架就可能内化到你处理问题的逻辑当中,遇到问题就会被自动激发出来。

这种方法的好处很明显——不管什么主题,我总有得分析,总反应很快。但它也有缺点,即你可能会生搬硬套、牵强附会,得出一些不那么靠谱的建议。

有效组合不同方法,刻意练出即兴表达

以上 5 种,就是那些看起来“即兴表达”很厉害的人都在用的方法。你要想提升即兴表达能力,遇事能够快速反应,可以从这五种方法中挑几种组合起来,有意在生活中多多运用,假以时日,就可以练就金刚钻,多揽瓷器活。

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